ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Introducción a la Organización Empresarial

Las empresas no nacen ni se estructuran por sí mismas. Para iniciarlas se debe tener una Dirección clara, para que la Empresa sea organizada para cumplir con las tareas propias de su actividad. Y que logre alcanzar sus objetivos y metas según lo planificado. 

Los conceptos y conocimientos que vamos a describir a continuación son de una Empresa en un  sistema de Organización Clásico. Es una base de conceptos y conocimientos que podamos adaptarlas a diferentes sistemas de Organización Empresarial.  

Funciones de la empresa

Dentro de cualquier empresa que se encuentre en pleno funcionamiento, tienen lugar cuatro (4) tipos de Funciones Empresariales:

1. Funciones de Dirección, Planificación y Organización

2. Funciones Administrativas, Financieras y de Control

3. Funciones Comerciales

4. Funciones Técnicas

Órganos ejecutores 

Las funciones empresariales son ejecutadas por personas. Las personas dentro de una empresa se organizan, de acuerdo a las funciones que realizan, en Órganos Ejecutores, también llamados Departamentos o Unidades Funcionales. La visualización en conjunto de estos Órganos Ejecutores es lo que se llama la Estructura organizativa de la de la empresa. Ejemplo: Junta Directiva, Presidencia, Administración, Ventas, Compras, Almacén, Producción, etc. Esta estructura se representa en Organigramas.

Niveles de gestión

Las Acciones que realizan las personas de cada uno de esos órganos ejecutores pueden ubicarse en tres niveles de gestión: Estratégico, Táctico y Operativo.

Nivel de Gestión Estratégico

Es el comienzo de todo, es la visión del futuro de la organización. Es la definición de los valores, la visión y misión de la empresa, estructurada en base a factores externos e internos que la determinan. Las decisiones tomadas en la planificación estratégica son de responsabilidad de la alta dirección de la empresa. 

Estas acciones, con sus correspondientes alcanzar sus objetivos y metas, se crean pensando a largo plazo, normalmente son hechas para el período de 5 a 10 años, buscan una visión amplia de la organización sin acciones muy detalladas, pues sería difícil acertar tantos detalles para un período tan largo.

Nivel de Gestión Táctico

Implica la planificación, toma de decisiones y acciones que procuren que los objetivos y metas establecidos en la planificación estratégica sean alcanzados. Por tratarse de una planificación más específica, las decisiones pueden ser tomadas entre las personas que ocupan los cargos de alta dirección y el operacional, como ejecutivos de la directiva y gerentes. Generalmente estas acciones se planifican para períodos de 1 a 3 años, es decir, son a mediano plazo.

Nivel de Gestión Operativo

Implica la puesta en práctica por el personal operativo, de las acciones planificadas en el Nivel de Gestión Táctico.  En este nivel los planes que se idean son a corto plazo, de unos meses de duración, y se enfocan en acciones muy concretas para garantizar que todas las tareas y operaciones se ejecuten adecuadamente. 

En este nivel se involucran todos los niveles de la organización haciendo un seguimiento de la rutina, garantizando que todas las tareas y operaciones se ejecuten, de acuerdo con los procedimientos establecidos, preocupándose por alcanzar los resultados específicos.

A continuación se presenta un Infograma que esquematiza las Funciones Empresariales relacionadas con los Órganos Ejecutores y los Niveles de Gestión. 

Conceptos de Organización Empresarial

El término de Organización Empresarial se utiliza para designar al conjunto de técnicas administrativas destinados a mejorar el funcionamiento desarrollo y evolución de las actividades previstas de la empresa. 

Estas técnicas se enfocan en sobre cómo dividir las actividades, cómo agrupar las tareas, cómo disponer procedimientos y cómo llevar los trabajos administrativos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados.

Para el desarrollo y aplicación de estas técnicas se debe contar con una Unidad de Organización y métodos conformada por un grupo de especialistas y miembros del personal de la empresa que estén dedicados a esta función, que los podemos llamar Equipo de Organización.

Función del Equipo de Organización

El Equipo de Organización analiza los problemas de estructura y funcionamiento de la empresa, cumpliendo como función de transferir el conocimiento teórico y practico necesario al personal de la empresa al Nivel de Gestión Estratégico y Táctico. Con la finalidad de mejorar la organización y métodos empleados dentro de los departamentos, optimizando la eficiencia administrativa, y el desempeño del personal. Lo que trae como consecuencia en una economía en el costo de la producción y un aumento en la producción tanto en calidad como en cantidad.

Debido a qué las funciones del Equipo de Organización  son asesoras por lo general debe ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, no obstante, pueden situarse en otro nivel jerárquico, según la sección específica de la organización que se desea mejorar. 

El buen servicio de del Equipo de Organización  se caracteriza por:

• Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión

• Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia del personal de la empresa

• Liberación de diferencias departamentales para enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa

Las conclusiones y recomendaciones de este Equipo son propuestas de organización y métodos que pueden o no ser aceptadas, es decir, en ocasiones hay recomendaciones que los directivos deciden no tomarlas en cuenta.

La ventaja principal que tienen los miembros de la Unidad de Organización y Métodos, frente al resto del personal, y que hace más efectiva su intervención para el diseño o mejora de la organización y sus procedimientos, es que la responsabilidad de ellos es solo analizar los problemas pudiendo tomarse el tiempo para pensar e indagar sobre ellos sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, y lleva a cabo este análisis reuniendo datos que obtiene en su mayoría a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

En el siguiente infograma se esquematiza la labor de investigación, análisis y resultados que tienen lugar en la labor del Equipo de Organizacion: